Capítulo 12 – Geração Automática de Documentação

Base de Conhecimento MASTERINSOFT®

12.1. Introdução à geração documental na MASTERINSOFT®

Em praticamente todas as organizações, uma parte significativa do trabalho consiste na criação de documentos:

1. Propostas
2. Contratos
3. Relatórios
4. Dossiers técnicos
5. Documentação para auditoria
6. Comunicação formal

Na maioria dos casos, estes documentos são:

1. Criados manualmente
2. Baseados em templates estáticos
3. Preenchidos com cópia de dados de vários sistemas
4. Propensos a erro e inconsistência

Na MASTERINSOFT®, este paradigma é completamente alterado.

A documentação deixa de ser um processo manual e passa a ser:

Uma extensão direta do modelo de dados e do BPM.

12.2. O conceito de documento dinâmico

12.2.1. Definição

Um documento dinâmico é um documento cujo conteúdo é gerado automaticamente com base em dados do sistema.

12.2.2. Diferença face a documentos tradicionais

Documentos tradicionais:

1. Texto fixo
2. Preenchimento manual
3. Alto risco de erro

Documentos na MASTERINSOFT®:

1. Baseados em templates
2. Alimentados por variáveis
3. Gerados automaticamente
4. Sempre consistentes com os dados

12.3. Templates DOCX como base

12.3.1. Estrutura dos templates

Os documentos são definidos através de templates em formato DOCX.

Esses templates contêm:

1. Estrutura do documento
2. Texto base
3. Variáveis dinâmicas

12.3.2. Separação de responsabilidades

1. Estrutura → definida no template
2. Conteúdo → vindo do sistema

12.3.3. Vantagem

Permite que:

1. Equipas não técnicas criem templates
2. O sistema preencha automaticamente

12.4. Variáveis e ligação ao modelo de dados

12.4.1. Conceito de variável

Uma variável representa um campo do sistema.

Exemplo:

{{Conta.Nome}}
{{Projeto.Nome}}
{{Projeto.Orcamento}}

12.4.2. Ligação direta ao modelo relacional

As variáveis podem aceder a:

1. Entidades
2. Relações
3. Campos relacionados

12.4.3. Exemplo avançado

Num relatório de projeto:

1. Nome do cliente
2. Lista de tarefas
3. Horas por colaborador
4. Custos por rubrica

Tudo preenchido automaticamente.

12.5. Suporte a estruturas complexas

12.5.1. Listagens dinâmicas

Permite gerar:

1. Tabelas de dados
2. Listas de itens
3. Listas de tarefas
4. Listas de produtos

12.5.2. Repetição de blocos

Exemplo:

Para cada tarefa → gerar linha na tabela

12.5.3. Condições

Permite:

1. Mostrar ou ocultar conteúdo
2. Adaptar documento ao contexto

Exemplo:

Se projeto financiado → incluir secção específica

12.6. Integração com BPM

12.6.1. Geração automática

Os documentos podem ser gerados automaticamente:

1. Na criação de registos
2. Na mudança de estado
3. Em eventos específicos

12.6.2. Exemplos

1. Proposta gerada ao criar oportunidade
2. Contrato gerado ao fechar negócio
3. Relatório gerado ao concluir projeto
4. Documento de auditoria gerado periodicamente

12.6.3. Distribuição automática

Após geração, o sistema pode:

1. Enviar por email
2. Associar ao registo
3. Notificar utilizadores

12.7. Tipos de documentos suportados

12.7.1. Comercial

1. Propostas
2. Orçamentos
3. Contratos

12.7.2. Operacional

1. Relatórios de projeto
2. Relatórios de execução
3. Registos técnicos

12.7.3. Financeiro

1. Relatórios financeiros
2. Mapas de custos
3. Documentos de suporte

12.7.4. Auditoria

1. Dossiers completos
2. Evidências
3. Relatórios de conformidade

12.8. Rastreabilidade documental

12.8.1. Ligação ao sistema

Cada documento está ligado a:

1. Entidade de origem
2. Dados utilizados
3. Momento de geração

12.8.2. Histórico

Permite:

1. Versionamento
2. Auditoria
3. Comparação

12.9. Consistência e fiabilidade

12.9.1. Eliminação de erro humano

Como os dados vêm do sistema:

1. Não há erros de digitação
2. Não há inconsistências
3. Não há divergências

12.9.2. Uniformização

Todos os documentos seguem:

1. Estrutura padrão
2. Dados consistentes
3. Regras definidas

12.10. Impacto na organização

12.10.1. Antes

1. Criação manual
2. Alto esforço
3. Erros frequentes

12.10.2. Depois

1. Automação total
2. Rapidez
3. Fiabilidade

12.11. Vantagem competitiva

12.11.1. Diferenciação

Poucas plataformas conseguem:

1. Gerar documentos complexos
2. Baseados em dados reais
3. Integrados com processos

12.11.2. Valor para Master Partners

Permite:

1. Automatizar entregas
2. Reduzir esforço operacional
3. Garantir qualidade
4. Diferenciar propostas

12.12. Casos de uso avançados

12.12.1. Projetos financiados

1. Geração automática de relatórios
2. Consolidação de evidências
3. Preparação para auditoria

12.12.2. Produção

1. Fichas técnicas
2. Ordens de produção
3. Documentos de qualidade

12.12.3. Comercial

1. Propostas dinâmicas
2. Contratos personalizados
3. Simulações

12.13. Conclusão do capítulo

Na MASTERINSOFT®:

A documentação deixa de ser um processo manual e passa a ser:

Uma extensão direta do sistema.

Permite transformar:

Dados → Documento → Evidência → Auditoria