Capítulo 6 – SRM Nativo – Gestão de Fornecedores e Compras

Base de Conhecimento MASTERINSOFT®

6.1. Introdução ao SRM na MASTERINSOFT®

Se o CRM representa a entrada de receita, o SRM (Supplier Relationship Management) representa o controlo da despesa.

Na maioria das organizações, esta área é tratada de forma fragmentada:

  1. Compras feitas por email
  2. Aprovações manuais
  3. Controlo em Excel
  4. Baixa integração com projetos
  5. Baixa rastreabilidade

Na MASTERINSOFT®, o SRM é um módulo nativo e integrado, permitindo controlar todo o ciclo de compras de forma estruturada, rastreável e ligada à operação.

6.2. A importância estratégica das compras

6.2.1. Receita vs custo

Uma empresa pode vender muito e mesmo assim não ser rentável.

Porquê?

Porque não controla os custos.

6.2.2. Problema comum

Sem um sistema integrado:

  1. Não se sabe o custo real por projeto
  2. Não se controla a despesa em tempo real
  3. Não há ligação entre compras e operação
  4. A margem é apenas estimada

6.2.3. O papel do SRM

O SRM permite:

  1. Controlar quem compra
  2. Controlar o que é comprado
  3. Controlar quanto é gasto
  4. Ligar despesas a projetos, produtos e operações

6.3. Entidades principais do SRM

6.3.1. Fornecedores

Representam entidades externas que fornecem bens ou serviços.

Campos típicos:

  1. Nome
  2. NIF
  3. País
  4. Tipo de fornecedor
  5. Classificação
  6. Estado

Nota importante:

A entidade fornecedor é partilhada com o CRM (modelo unificado).

6.3.2. Contactos de fornecedor

Semelhante ao CRM:

  1. Nome
  2. Função
  3. Email
  4. Telefone

6.3.3. Pedidos de compra (Purchase Requests)

Representam a necessidade de compra.

Campos:

  1. Solicitante
  2. Projeto associado
  3. Descrição
  4. Valor estimado
  5. Justificação
  6. Prioridade

6.3.4. Ordens de compra (Purchase Orders)

Formalizam a compra.

Campos:

  1. Fornecedor
  2. Itens
  3. Quantidades
  4. Preço
  5. Condições
  6. Datas

6.3.5. Itens de compra

Detalham a compra:

  1. Produto ou serviço
  2. Quantidade
  3. Preço unitário
  4. Rubrica financeira

6.3.6. Faturas e documentos

Incluem:

  1. Faturas
  2. Recibos
  3. Contratos
  4. Comprovativos

Ligados diretamente a:

  1. Ordens de compra
  2. Projetos
  3. Fornecedores

6.3.7. Receção e validação

Permite:

  1. Confirmar entrega
  2. Validar qualidade
  3. Validar conformidade financeira

6.4. Fluxo de compras (end-to-end)

6.4.1. Processo típico

  1. Necessidade identificada
  2. Pedido de compra criado
  3. Aprovação
  4. Seleção de fornecedor
  5. Ordem de compra
  6. Receção
  7. Validação
  8. Registo de fatura
  9. Pagamento

6.4.2. Orquestração via BPM

Cada passo pode ser automatizado:

  1. Aprovações condicionais
  2. Notificações
  3. Criação automática de documentos
  4. Integração com outros módulos

6.5. Integração com outros módulos

6.5.1. Projetos

Cada compra pode estar ligada a:

  1. Projeto
  2. Fase
  3. Rubrica

Permite:

  1. Controlo financeiro em tempo real
  2. Análise de desvios
  3. Auditoria completa

6.5.2. Stock e Produção

Compras alimentam:

  1. Entrada de stock
  2. Disponibilidade de materiais
  3. Produção

6.5.3. Património

Compras de ativos:

  1. Criam registos patrimoniais
  2. Ligam fatura ao ativo
  3. Permitem rastreabilidade

6.5.4. Financeiro

Permite:

  1. Contas a pagar
  2. Fluxo de caixa
  3. Previsão de despesas

6.5.5. CRM

Permite cruzar:

Cliente → Receita → Custos → Margem

6.6. Controlo e governança

6.6.1. Aprovações

Podem ser definidas por:

  1. Valor
  2. Tipo de despesa
  3. Projeto
  4. Responsável

6.6.2. Regras de negócio

Exemplos:

  1. Limites por rubrica
  2. Fornecedores aprovados
  3. Necessidade de múltiplas cotações

6.6.3. Auditoria

Permite saber:

  1. Quem pediu
  2. Quem aprovou
  3. Quem executou
  4. Quando

6.7. Avaliação de fornecedores

Permite classificar fornecedores com base em:

  1. Qualidade
  2. Cumprimento de prazos
  3. Custos
  4. Histórico

6.8. Impacto na rentabilidade

Este é um ponto crítico.

6.8.1. Sem SRM integrado

  1. Custos dispersos
  2. Margens estimadas
  3. Falta de controlo

6.8.2. Com SRM integrado

  1. Custos reais por projeto
  2. Margem calculada automaticamente
  3. Controlo total da despesa

6.9. Automação via BPM

Exemplos:

  1. Criar pedidos automaticamente a partir de projetos
  2. Aprovações automáticas
  3. Alertas de desvios
  4. Geração de documentos
  5. Integração com stock

6.10. Conclusão do capítulo

Na MASTERINSOFT®:

  1. O SRM não é apenas compras
  2. É controlo de custos
  3. É base da rentabilidade
  4. Está totalmente integrado com a operação

Permite:

  1. Saber quanto se gasta
  2. Onde se gasta
  3. Porquê se gasta
  4. Qual o impacto no negócio
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