Automação em RH, O que é e por que irá mudar o futuro dos Recursos Humanos

Goste-se ou não, a automação dos processos de RH veio para ficar. Esta é uma revolução do tipo “adapte-se ou afunde”, e os benefícios são imensos. Assim, é fundamental entender com o que se está lidando.

Aqui está uma boa notícia: embora as ferramentas de automação de RH façam ainda mais impacto no futuro, muitas delas disponíveis atualmente podem impulsionar o seu negócio sem comprometer o orçamento.

Neste artigo, centraremos atenções nos conceitos-chave da automação e como ela irá alterar as dinâmicas do jogo. Primeiro abordaremos a questão “o que é a automação em RH?”, antes de explorarmos o seu futuro e descobrirmos como automatizar processos de RH.

Se procura reduzir o stress e aumentar a produtividade no seu departamento de recursos humanos, continue a ler.

O que é a automação em RH? Para uma definição rápida, automação em RH é um processo que potencia os esforços dos recursos humanos,

utilizando algoritmos para cuidar de tarefas manuais repetitivas. Como resultado, a sua equipa de RH pode concentrar-se no lado humano do seu trabalho e melhorar o seu desempenho global.

A automação tem ganho popularidade ao longo da última década, com plataformas cada vez mais precisas e confiáveis. Com o software de automação de RH, pode reinventar o funcionamento do seu departamento, evitando sobrecarregar a equipa durante recrutamentos e melhorando a retenção de equipa. Do mesmo modo, pode proporcionar mais autonomia aos colaboradores durante a integração e formação. Já na rotina, as automações podem cuidar de tarefas menores, como a aprovação de dias de férias ou despesas.

Isso não significa que não haja supervisão. Um dos principais benefícios da automação em RH é que cada movimento é automaticamente rastreado pelo seu software. Isso significa que pode obter relatórios instantâneos e ter todas as informações necessárias à mão.

O resultado é que a sua empresa poupa tempo, dinheiro e esforço valiosos em tarefas menos importantes, concentrando-se em decisões que podem realmente fazer a diferença.

A automação em RH eliminará a necessidade de intervenção humana? Uma das maiores preocupações com a automação em departamentos de recursos humanos é que ela possa eliminar a necessidade de intervenção humana. De facto, diz-se frequentemente que tudo o que puder ser automatizado, eventualmente será.

É claro que é difícil prever a extensão em que os algoritmos substituirão os humanos num futuro distante. No entanto, as tendências atuais parecem indicar que, em vez de remover a intervenção humana, a automação simplifica os trabalhos em RH, eliminando tarefas aborrecidas e monótonas.

Isso sugere que as posições em recursos humanos mudarão drasticamente à medida que avançamos no século XXI. À medida que os processos se tornam mais complexos, as tarefas passarão da entrada de dados para funções mais baseadas na emoção e intuição. Mas, pelo menos no futuro previsível, os humanos ainda desempenham um papel importante.

Agora, vamos abordar as formas como a automação se destaca atualmente, com mais algumas previsões para o futuro.

Refine a sua pesquisa de forma justa e eficaz Quando está a anunciar vagas online, especialmente ao recrutar equipas remotas, está a falar com o mundo inteiro. A vantagem é que o seu alcance é tão amplo que pode atrair talentos que poderia não encontrar na sua área local. No entanto, a desvantagem é que pode acabar com um enorme campo de candidatos que até uma equipa de cinco teria dificuldade em transformar numa lista curta.

Os algoritmos entram em ação ao analisar todas as suas candidaturas em busca de palavras-chave que reflitam os requisitos essenciais. Com apenas alguns cliques, obtém uma lista qualificada de candidatos que cumprem todos os seus requisitos. Desta forma, a sua equipa pode ter a certeza de cobrir todas as competências técnicas necessárias, concentrando-se nas competências sociais e na adequação cultural.

Outra vantagem durante o processo de contratação é que a automação em RH elimina preconceitos no recrutamento. É um facto da vida que todos nós temos preconceitos subconscientes, seja de género, raça ou morada, os humanos simplesmente não conseguem evitá-los. Some-se a isso a possibilidade de alguém da sua equipa estar simplesmente a ter um dia mau, e temos um problema.

Assim, pode garantir a justiça ao reduzir o seu campo aberto, pois os filtros dependem apenas das competências técnicas necessárias. Na hora de escolher da sua lista curta, a sua equipa terá mais tempo para cruzar referências e chegar ao candidato ideal.

Olhando para o futuro, podemos esperar que as automações no recrutamento se tornem cada vez mais precisas, talvez até se estendendo da adequação técnica à cultural.

Torne a experiência de integração fácil e envolvente Organizações que já colhem os frutos da automação de processos de RH ririam só de pensar em voltar à coleta de dados em papel e à entrada tediosa de dados para cada nova contratação.

Em vez disso, envie aos seus colaboradores uma série de formulários personalizáveis que preenchem automaticamente a intranet da sua empresa. Com o software de automação de RH certo, os seus campos ligam-se diretamente à sua ficha de contactos organizacional. Ao manter o formulário acessível, os membros da sua equipa podem atualizar as suas próprias informações. Assim, se alguém for promovido, pode atualizá-lo por si mesmo para que todos os outros vejam.

Vá mais além com modelos de fluxo de trabalho de RH que pode lançar quando o contrato é assinado, recebendo notificações quando cada etapa for concluída. Sem precisar de acompanhar cada pequeno detalhe e evitando o potencial para erros na transferência de dados, a sua equipa de RH estará menos stressada e mais produtiva.

Controle o tempo que os seus colaboradores passam no trabalho Perseguir as folhas de ponto manuais dos colaboradores é uma das piores formas dos gestores passarem o seu tempo. Com ferramentas de gestão de tempo, reduz esse tempo perdido a zero. Em vez de verificar cada colaborador um por um, pode configurar alertas para tocar se alguém chegar atrasado e concentrar-se apenas no que precisa.

O seu sistema interno registra de forma organizada os horários de entrada e saída de todos para que tenha um registo pelo tempo que precisar. Se o seu software de automação de RH estiver disponível tanto para desktop como para dispositivos móveis, as suas equipas itinerantes podem registar a entrada ao toque de um botão, para que não haja discrepâncias mais adiante.

Dito isto, esta não é uma oportunidade para vigiar os seus colaboradores como um falcão. Por exemplo, pode configurar políticas de horário flexíveis e tirar uma média no final do mês. É também um benefício para os seus trabalhadores remotos e fornecedores externos. Eles podem controlar as suas próprias horas e produzir rapidamente faturas com base em horas pré-acordadas.

Mantenha a sua folha de pagamento conforme Uma das áreas mais propensas a erros nos RH é o pagamento. É uma correria no final do mês, onde corre sempre o risco de pagar tarde ou não estar conforme com as regulamentações laborais e requisitos fiscais. O que é pior, o incumprimento não é apenas um pequeno erro. Pode arriscar a reputação da sua empresa ao cair em problemas legais como resultado.

No entanto, com a automação de RH, pode calcular tudo num instante. Além disso, em vez de suar através de papel após papel de regras e regulamentos, pode inserir alguns detalhes e está pronto a começar. O melhor software de RH terá em conta o país de trabalho, garantindo a sua conformidade além-fronteiras.

Este tipo de automação é essencial se quiser escalar rapidamente. Em vez de enviar a sua equipa para a escola de direito para estudar o imposto de renda brasileiro, pode fazê-lo da forma fácil com a ajuda dos algoritmos.

Padronize e simplifique processos de colaboradores Tradicionalmente, algumas das tarefas mais demoradas para as equipas de RH são organizar e aprovar pequenos processos que quase sempre são aceites no final. A quantidade de tempo desperdiçada a correr atrás dos gestores poderia ser muito melhor utilizada, e estamos prestes a dizer-lhe como.

Um exemplo-chave são os pedidos de férias. A automação em RH permite que os colaboradores consultem o seu próprio calendário, escolham datas e enviem um pedido. Se não tiverem dias livres, o processo simplesmente não funciona. Quando chega à fase de aprovação, em vez de encher as caixas de entrada com pedidos, aparece como uma notificação à qual pode responder com um sim ou não.

Para tudo isto, se a sua plataforma de RH também funcionar em dispositivos móveis, o seu gestor pode até aceitar ou negar pedidos em movimento.

Automatize o monitoramento do desempenho dos colaboradores e as sessões de formação A análise do desempenho é outra responsabilidade-chave dos recursos humanos que consome muito tempo e esforço. Até agora, deve estar a pensar — como posso automatizar este processo?

No início de cada ano ou trimestre, defina KPIs ambiciosos mas alcançáveis para cada indivíduo. Isso estabelece a barra contra a qual pode medir as tarefas relevantes concluídas na sua ferramenta de gestão de projetos. Tal como no recrutamento, a utilização da automação de RH para monitorizar o desempenho também elimina quaisquer potenciais preconceitos — tudo se baseia nos números.

Mas o que acontece quando os seus indivíduos não atingem os seus alvos?

As equipas de RH podem configurar fluxos de trabalho de formação que identificam indivíduos com desempenho inferior e convidá-los a aprimorar as suas competências numa determinada área. Claro, não quer um sistema frio e robótico que faça os seus colaboradores sentirem-se alienados. Para evitar isso, agende uma reunião informal cara a cara para explicar a situação e tranquilizá-los.

Melhore a sua abordagem com análises e relatórios Com as análises, pode tornar a sua integração e outros projetos mais eficientes, vendo quais partes demoram consistentemente mais tempo do que o previsto para concluir. Da mesma forma, se receber mais perguntas do que o normal para uma determinada secção, é hora de perguntar porquê e melhorá-la para o futuro.

As análises são uma das partes mais importantes da automação de RH, porque, embora os algoritmos façam muito do trabalho pesado por si, precisa de garantir que essas pernas estão a ir na direção certa.

Uma forma sábia de usar as suas análises é realizar testes A/B, por exemplo, em fluxos de trabalho de formação de RH. A sua equipa pode monitorizar cuidadosamente o desempenho de cada estratégia antes de escolher a melhor solução comprovada pelos dados. Com ferramentas mais complexas, também pode juntar os pontos para descobrir os fatores por trás da decisão dos seus melhores colaboradores de deixar a empresa.

Com sistemas tão complexos já disponíveis, as futuras equipas de RH provavelmente aproveitarão as análises para manter de forma confiável o moral na organização.

Tire o stress do processo de desvinculação A desvinculação pode ser um procedimento complexo, e muitos erros só são percebidos quando já é tarde demais.

É necessário respeitar as leis de privacidade, como a eliminação de detalhes de contacto após um determinado período. Com a automação de RH, pode definir um temporizador nos detalhes do seu ex-colaborador, para que não tenha de confiar na memória humana para garantir que está a cumprir os requisitos legais.

É claro que há algumas tarefas físicas que precisam ser realizadas. Por exemplo, pode ter de verificar se todos os seus dispositivos e materiais foram devolvidos. Estas tarefas podem tornar-se bastante tensas se as paixões estiverem em alta, mas um fluxo de trabalho de RH para desvinculação pode retirar a emoção da situação e garantir que nada seja esquecido.

No entanto, a desvinculação não se trata apenas de esclarecer as coisas. É também uma oportunidade para a sua organização melhorar. Com a liberdade de já ter deixado a empresa, você pode automatizar um e-mail para seus ex-colegas atuais para obter um relato detalhado de sua satisfação. Com formulários personalizáveis, você pode focar em aspectos específicos de sua própria empresa e gerar relatórios trimestrais para identificar áreas de ação.

Agora você tem uma ideia clara dos conceitos-chave, de como automatizar processos de RH nos dias atuais e algumas previsões para o futuro. Em última análise, o melhor momento para adotar automações foi quando elas começaram, e o próximo melhor momento é agora.

Embora existam muitas ferramentas de automação de RH no mercado, com o MASTERINSOFT, você pode automatizar processos em toda a sua empresa. Desde fluxos de trabalho de vendas e campanhas de e-mail automatizadas até a organização de eventos e, é claro, uma variedade de ferramentas de recursos humanos, é a plataforma ideal para pequenas empresas executarem tarefas como as grandes empresas.

FAQ

Como a automação afeta o RH?

• Quando implementada junto com uma estratégia, a automação reduz a carga de trabalho de um departamento de RH sem queda na qualidade.

O que podemos automatizar no RH?

• Criação de listas de candidatos de qualidade.
• Remoção de viés humano na seleção.
• Processos de onboarding e offboardinge.
• Pagamentos e conformidade. Acompanhamento de desempenho e Formação.